1. Prospección
Cómo prospectar una cuenta en Salesforce 🚀
Ya estamos manos a la obra y ha llegado el momento de prospectar nuestra primera empresa en Salesforce.
1. Cambiar el Operational Status
Este campo indica en qué situación se encuentra la cuenta durante la prospección. Tenemos los siguientes estados:
- Backlog: La empresa está en Market Research después de un intento fallido de cerrar un meeting con ellos. Básicamente, cuando lo intentamos pero no conseguimos nada, usamos esta etiqueta y la fecha de retomar para indicar cuándo podemos darle un segundo intento.
- Delivered: Market Research nos ha asignado una cuenta para tratarla. Lo identificamos porque tendremos cuentas a nuestro nombre con ese Operational Status.
- On Prospection: Etiqueta que usamos cuando comenzamos a prospectar una cuenta; se queda con ese valor durante todo el periodo de prospección.
- Nurturing: Para identificar empresas a las que vamos a hacer nurturing, proceso que veremos más adelante.
- Discarded: Se utiliza para indicar que la empresa ha desaparecido, fue absorbida por otra o ya no existe. Nunca eliminamos cuentas de Salesforce, solo las pasamos a Discarded.
Por lo tanto, lo primero que hacemos al prospectar una cuenta es poner el Operational Status en On Prospection.
2. Mirar las notas y oportunidades 📝
Este paso es crucial para saber qué ha ocurrido con la cuenta antes de llegar a nuestras manos. Revisa tanto las notas como las oportunidades, ya que ahí encontrarás información clave sobre el ICP, el estado de las negociaciones, tiempos que maneja la empresa, etc.
3. Ir a LinkedIn para prospectar 🔍
Aunque las notas pueden aportar mucha información, debemos asegurarnos de que está actualizada. Por eso, vamos a LinkedIn para identificar a los ICPs (perfiles a los que nos dirigimos).
Gracias a la herramienta de Lusha podemos obtener la información de contacto de esas personas, volcarla a Salesforce si tenemos que crear un Lead desde cero, y también saber si esa persona ya está en Salesforce o no.
En este vídeo podréis ver un ejemplo de cómo hacerlo:
4. Los eventos 📅
¡Hemos conseguido cerrar un meeting! 🎉
Ahora toca crear la convocatoria. El caso más común es que creemos el evento en Google Calendar y añadamos a los asistentes. Es muy importante incluir a todos antes de guardar ⚠️ para que nuestra automatización cree el mismo evento en Salesforce correctamente.
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Recordad poner la nota como en la imagen. Una vez creado el evento en Calendar, podremos buscarlo en Salesforce, donde estará con la misma información.
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Datos que debemos rellenar al agendar:
- Event Source: Si la empresa es nueva, viene de backlog, o fue rescatada de Discarded.
- Medio de cierre: Cómo se cerró el meeting (teléfono, LinkedIn, email).
- Account Executive: El account que asistirá a la reunión. (En el caso de un Full Cycle, este campo se deja vacío).
- Type: Siempre usamos First Meeting.
El Meeting Result se rellenará después del meeting.
Otro caso es que el cliente nos mande la convocatoria; entonces creamos el evento a mano, rellenamos los datos y guardamos.
Si el cliente manda una convocatoria de Teams en lugar de Calendar, hay un pequeño problema 😬: se crea un evento en Salesforce por cada usuario que acepte. No es grave, simplemente rellenamos bien los datos en el evento a nuestro nombre y borramos los demás.
5. Etapa de la cuenta → Discovery 🔍
Cuando cerramos un First Meeting, debemos poner la cuenta en la etapa Discovery.
La cuenta permanecerá en esta etapa hasta que se celebre la reunión. Una vez finalizado el meeting, decidiremos el siguiente paso: mandarla a Backlog, iniciar un seguimiento (Follow-Up) o abrir una oportunidad (Proposal).
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6. Convertir Lead a Contacto 🔄
Una vez que hemos contactado con un ICP y queremos avanzar, el siguiente paso es convertir el Lead en un Contacto dentro de Salesforce. Este proceso es fundamental para poder crear una oportunidad de negocio.
Durante el proceso de conversión, tendrás la opción de crear una oportunidad directamente asociada a ese nuevo contacto.
7. Pasar a Backlog ⏳
Pasar a Backlog significa devolver la cuenta a Market Research para dejar un tiempo prudencial antes de volver a tratarla. Esto sucede si el meeting se celebró y no fue cualificado o si no se cerró.
Para hacerlo, cambiamos el Operational Status a Backlog y ponemos una fecha para retomar (cuando Market Research puede volver a asignarla).
Es muy importante dejar una nota explicando por qué pasamos a Backlog y los datos relevantes de nuestra interacción (si identificamos al ICP, si gestionan formación en un momento del año, etc.).
8. Nurturing (Solo para Full Cycle) 🌱
El "nurturing" es el proceso que seguimos con una cuenta cuando no podemos cerrar una reunión ahora, pero detectamos un claro potencial a futuro.
Importante: Este proceso solo se aplica durante la fase de prospección como Full Cycle. Una vez que se ha celebrado un First Meeting, el proceso que sigue es el de "Seguimiento" (Follow-Up), no el de Nurturing.
Ejemplo práctico 🗓️
Hablamos con una empresa en marzo y el responsable nos dice que la formación la empiezan a plantear en octubre para cerrarla en diciembre. En este caso, "nutrimos" la relación con esa persona hasta septiembre, momento ideal para volver a contactar e intentar agendar la reunión.
Para facilitar este proceso, disponemos de una cadencia de nurturing específica y varios templates que podéis explorar y utilizar.