6. Llamadas, Eventos, Emails y Tasks 📞📧📅✅
Gestión de Llamadas, Eventos, Emails y Tasks 📞📧📅✅
Cómo registrar correctamente nuestra actividad diaria con los clientes en Salesforce.
1 Comunicaciones: Email y Teléfono
📧 Envío de Emails
Para mandar un email y que quede registrado automáticamente, debemos hacerlo desde el icono del sobre en el Activity Panel del contacto o la cuenta. Allí podrás usar plantillas (templates) o escribir el correo desde cero.
📞 Llamadas Telefónicas
Para realizar una llamada, basta con clicar en el número de teléfono del campo Phone. Si la integración fallara, puedes copiar y pegar el número en la aplicación de Zoom.
📝 ¡Importante: Reportar la llamada!
No olvides registrar el resultado. Al finalizar, selecciona el Call Result (Busy, Correct Contact, No Answer...) para dejar constancia de lo ocurrido.
2 Gestión de Eventos (Meetings)
La forma más común de agendar es crear el evento en Google Calendar y añadir a los asistentes. Nuestra automatización se encargará de sincronizarlo con Salesforce.
⚠️ Aviso: Asegúrate de incluir a todos los asistentes antes de guardar para que la sincronización sea correcta.
1. Evento en Google Calendar
2. Reflejo en Salesforce
Campos a rellenar en el evento:
- ✅ Medio de cierre: Debes indicar por qué vía se agendó (Teléfono, Email, LinkedIn...).
- ✅ Account Executive: Rellénalo si es una reunión conjunta (ej: Onboarding).
- ✅ Type: Selecciona el tipo correcto (Onboarding, Seguimiento, Negociación...).
- 🚫 Event Source: ¡Este campo NO hace falta rellenarlo!
Tipos de Reuniones en Customer Success (Campo 'Type') 🏷️
Reunión de traspaso y puesta en marcha del servicio. (Ver apartado específico de Onboarding).
Reuniones periódicas para revisar el estado de la cuenta, uso, métricas y detectar necesidades.
Son las reuniones que se llevan a cabo mientras tenemos una oportunidad abierta con la cuenta (renovación, upsell...).
Reuniones puntuales para resolver dudas, asistencia técnica específica, soporte en carga masiva de usuarios, etc.
⚠️ Regla de Oro para el Onboarding
Si el evento es de tipo Onboarding (Traspaso), la configuración de asistentes en Salesforce debe ser:
- Assigned To (Owner): Customer Success Manager (Tú).
- Account Executive: El Account que ha cerrado la venta.
Resultado de la Reunión (Meeting Result) ✅
Es fundamental actualizar este campo después de que se celebre la reunión para mantener las métricas de actividad correctas. Las opciones principales son:
- ✅ Completed: Realizada con éxito.
- ❌ Cancelled: Cancelada previamente.
- 👻 No Show: El cliente no se presentó.
- 🔄 Rescheduled: Se ha movido de fecha.
3 Gestión con Tareas (Tasks)
La organización diaria es clave para un buen seguimiento. Utilizamos las tareas en Salesforce para planificar acciones futuras y no olvidar ningún compromiso con el cliente.
Creación de una Tarea ✅
Al crear una tarea, debes rellenar el título, la fecha de vencimiento y, muy importante, asociarla a la cuenta o contacto correspondiente.
Listas de Organización 📋
Salesforce ofrece listas predefinidas para organizar tu día a día. Puedes acceder a ellas desde la pestaña de Tareas:
- All my open tasks: Todas tus tareas pendientes.
- Task overdue: Tareas vencidas (atrasadas).
- My Task Open Today: Tareas pendientes para hoy.
- Tareas asociadas a oportunidades today: Tareas de hoy vinculadas específicamente a una Oportunidad.
- Tareas a futuro: Tareas programadas para más adelante.
Una tarea con estado "Abierto" sigue pendiente. Para finalizarla y quitarla de tu lista de pendientes, recuerda cambiar su estado a Completed (o Rejected si no procede).